Een adequate pensioenregeling

Een term die je de afgelopen periode vast een aantal keer voorbij hebt horen komen. Op deze pagina nemen we je aan de hand over zo’n pensioenregeling en gaan we dieper in op de invulling hiervan. Lees het rustig door. Heb je vragen? We helpen je graag.

De routekaart

Hoe gemakkelijk we het ook (proberen te) maken, we snappen dat het regelen van pensioen soms best lastig is. Daarom helpen we je graag aan de hand van onderstaande routekaart. Stap voor stap krijg je zo meer informatie over specifieke onderwerpen.

Waar wil je meer over weten?
lamps_person_PINK

Stappenplan klant worden

Je hebt van je adviseur een offerte ontvangen en daar ben je mee akkoord gegaan – of dat ben je misschien nog van plan. Dat is uiteraard de eerste stap om klant te worden. Vervolgens doorlopen we een aantal stappen om tot volledige implementatie van de pensioenregeling te komen.

1. Onboarden

Je levert alle benodigde documenten aan om de pensioenregeling door ons te laten starten.

  • Akkoord bevonden offerte (Opdracht tot uitvoering en opdrachtovereenkomst);
  • Uittreksel van de KvK;
  • Kopie ID(‘s) van de tekeningsbevoegde(n);
  • Machtiging van de zakelijke incasso.
2. STP Connect of NoCore koppeling

Een belangrijk onderdeel van de implementatie van de pensioenregeling is het maken van een koppeling tussen jouw salarisadministratie en onze pensioenadministratie. Dat kan via STP Connect of via NoCore. Wij zorgen voor de introductie en vervolgens neemt STP Connect of NoCore je aan de hand bij het inrichten van de koppeling.

Informatie vanuit STP Connect

Om een koppeling te maken tussen het salarissysteem van het payrollbedrijf en Brand New Day, heeft STP Connect een getekende digitale overeenkomst en machting nodig. Zodra dit is ontvangen, gaan zij aan de slag.

Het koppelen van de vele verschillende salarissystemen doet STP Connect zo snel mogelijk. Echter, niet alles kan in één keer. Daarom wordt het koppelen van de softwarepakketten stapsgewijs gedaan. De volgende pakketten worden als eerst opgepakt: AFAS, UNIT4, Nmbrs, Easyflex en Loket.nl. Voor de overige pakketten treft STP Connect voorbereiding om hierna ook snel op te pakken. Denk daarbij aan pakketten als Piviton, Flexservice, Helloflex, Microloon, Mysolution en HR2DAY.

• STP Connect communiceert alle data uit het loonpakket met terugwerkende kracht vanaf 1-1-2021 met Brand New Day, per tijdvak.
• De uiteindelijke nota vanuit Brand New Day correspondeert met de reservering vanuit de loonadministratie.
• Verder zijn alle werknemers gedekt voor nabestaanden -en arbeidsongeschiktheidspensioen vanaf 1-1-2021.

3. Realisatie van de koppeling

Zodra de koppeling is gerealiseerd en wij het contract klaar hebben gezet zullen de gegevens van de deelnemers aan de pensioenregeling door STP Connect of NoCore aan ons worden doorgegeven.

4. Werkgeversportal

Nadat het contract aan onze kant is klaargezet en de koppeling is gerealiseerd kunnen we het werkgeversportal openzetten. Je ontvangt een activatiemail van ons met informatie over hoe je toegang krijgt tot de werkgeversportal.

5. Verdeling van de normpremie

Na ontvangst van de deelnemergegevens en informatie over de gewerkte uren en het uurloon van de deelnemers over de eerste periode (januari) kunnen we berekeningen gaan maken van de kosten en welk deel van de normpremie bestemd is voor de opbouwpremies. Deze berekening noemen we bij het inregelen de ijking en vervolgens iedere volgende keer de herijking.

6. Juridische documenten

Zodra we de ijking hebben uitgevoerd passen we de pensioenregeling aan, zodat het opbouwpercentage aansluit bij de uitkomst van de ijking. Zodra we dat hebben gedaan kunnen we de juridische documenten aanmaken. Je krijgt van ons vier documenten, namelijk:

  • De uitvoeringsovereenkomst;
  • Het pensioenreglement;
  • De pensioenovereenkomst; en
  • De tarievenbijlage.
7. Werknemersportal (MijnBND)

Nadat we de ijking hebben uitgevoerd en de pensioenregeling hierop aan hebben gepast kunnen we ook het werknemersportal openzetten. De deelnemers aan de pensioenregeling ontvangen dan een welkomstmail met meer informatie over het pensioen bij Brand New Day Bedrijfspensioen.

Op het portal hebben ze inzage in de regeling en hun persoonlijke gegevens, daarnaast staat ook het Pensioen 1-2-3 op het portal. Hierin staat de hele pensioenregeling uitgelegd. In de eerste laag een beknopt overzicht en in de derde laag een zeer gedetailleerde uitleg van alle facetten.

Het zijn dus een behoorlijk aantal stappen om van een offerte tot een goed lopende adequate pensioenregeling te komen, maar gelukkig wordt het meeste werk je uit de handen genomen. Een harde planning hebben we niet. We werken bij de implementatie met het principe van 2 maanden terugwerkende kracht en mikken daarmee op een implementatie vanaf april. Zodra er een definitieve planning is nemen we contact met je op.

Uitvoering van de regeling

Als we alle benodigde documenten hebben ontvangen en de koppeling is opgezet dan zijn we klaar om de regeling uit te gaan voeren.

8. De STP Connect of NoCore koppeling

Zodra de pensioenregeling actief is kan STP Connect of NoCore via de koppeling alle werknemers die in de pensioenregeling moeten toetreden bij ons aanmelden, daar hoef je zelf dus verder niets voor te doen.

9. Facturatie achteraf

Normaal gesproken factureren we de premies altijd vooraf, dus de premies over januari factureren we halverwege december en incasseren we dan eind december. Dit is voor payrollorganisaties helemaal niet handig, vooraf is vaak niet bekend hoeveel uur iemand in de maand gaat werken. Voor de adequate pensioenregeling werken we dan ook met een vertraging van twee maanden ten opzichte van ons reguliere facturatie proces. Dat betekent dus dat we de factuur voor januari halverwege februari opstellen en eind februari gaan incasseren. Op deze manier voorkomen we dat er achteraf veel correcties moeten worden verwerkt, wel zo fijn voor alle betrokkenen.

10. Aanmelden van je werknemers

Allereerst meldt STP Connect of NoCore alle werknemers aan die als deelnemer tot de adequate pensioenregeling moeten toetreden. Vervolgens krijgen we de urenbriefjes binnen. Hierop staat voor alle werknemers hoeveel uren ze per tijdvak (per week, vier weken, of maand) hebben gewerkt en tegen welk uurloon. Nu kunnen we de premies berekenen en een factuur opstellen.

Werknemers in de adequate pensioenregeling

Voordat de werknemers kunnen worden aangemeld in de pensioenregeling is het uiteraard van belang om te weten welke werknemers eigenlijk aangemeld moeten worden, want niet voor iedere medewerker geldt verplicht een pensioenregeling. De juridische omschrijving van de deelnemer zal sterk lijken op de formulering zoals die hieronder is gesteld.

De werknemer voor wie op basis van artikel 8a, vierde lid, van de Wet Allocatie Arbeidskrachten door Intermediairs een Adequate Pensioenregeling geldt en deelneemt aan de desbetreffende pensioenregeling bij Brand New Day en niet wordt aangemeld bij een BPF.

Mooi gezegd, maar wel wat cryptisch omschreven. Concreet gezegd betekent het dat de pensioenregeling is bedoeld voor jouw werknemers die in het kader van payrolling ter beschikking zijn gesteld bij een werkgever waarbij werknemers werkzaam zijn die in dezelfde of vergelijkbare functies recht hebben op een pensioenregeling van de werkgever of waarbij er sprake is van een pensioenregeling voor de sector van de betreffende werkgever. Dat betekent dus ook dat wanneer daar geen sprake van is de werknemer ook niet aangemeld hoeft te worden in de adequate pensioenregeling. Wanneer dat veranderd moet de werknemer echter wel direct aangemeld worden.

Werknemers zonder verloonde uren

Het is belangrijk om te weten dat voor het deelnemerschap aan de pensioenregeling niet uitmaakt hoeveel uur een werknemer ter beschikking wordt gesteld bij de inlener. Ook als de werknemer in een tijdvak geen uren heeft gewerkt dient de werknemer aangemerkt te worden als een deelnemer in de adequate pensioenregeling. Dat betekent ook dat er door ons kosten gerekend worden over een tijdvak waarin geen uren zijn verloond. Over een tijdvak waarin geen uren zijn verloond brengen we daarom risicopremies en administratiekosten in rekening, echter brengen we geen opbouwpremie in rekening.

Looncomponenten voor de adequate pensioenregeling

We gaven net al aan dat we de loongegevens van de werknemers nodig hebben, maar waar hebben we het dan over? Welke looncomponenten zijn pensioengevend en moeten daarom worden opgenomen in het uurloon? Alle pensioen dragende loonbestanddelen, zoals benoemd in artikel 10b van het Uitvoeringsbesluit loonbelasting 1965, zijn van toepassing op de adequate pensioenregeling en maken daarom onderdeel uit van het pensioengevend loon. Uiteraard geldt dat enkel voor de looncomponenten die ook daadwerkelijk door de werknemer wordt genoten.

Voorbeeld: Een deelnemer geniet geen vakantiedagen, maar ontvangt hiervoor in de plaats een toeslag op het loon. De deelnemer ontvangt daarnaast vakantiegeld en gebruikt een leaseauto (privé). De deelnemer ontvangt geen 13e maand.

Voor het pensioengevend loon rekenen we dan met het kale bruto uurloon, vermeerderd met de toeslag voor de vakantiedagen en het vakantiegeld. De deelnemer bouwt geen pensioen op over de bijtelling van de leaseauto aangezien dit is uitgesloten onder artikel 10b van het Uitvoeringsbesluit loonbelasting 1965. Ook bouwt de deelnemer geen pensioen op over een 13e maand aangezien de deelnemer dit niet ontvangt, het is daarbij niet relevant dat een 13e maand wel als pensioendragend kan worden aangemerkt onder artikel 10b van het Uitvoeringsbesluit loonbelasting 1965.

Het is verstandig om de componenten van het pensioengevend loon van jouw werknemers expliciet te bespreken met jouw adviseur op deze manier kan er geen misverstand ontstaan over wat wel en wat niet onderdeel uitmaakt van het pensioengevend loon voor de adequate pensioenregeling

11. Berekening op basis van de kerncijfers

Nadat we alle gegevens van de werknemers hebben ontvangen kunnen we aan onze kant de laatste hand leggen aan de implementatie. Voordat het contract namelijk helemaal gereed is moeten er nog een aantal berekeningen worden uitgevoerd. Allereerst moeten we vanuit het pensioengevend loon van de werknemers tot een cumulatieve pensioengrondslag komen, daar hebben we een aantal kerngetallen voor nodig. Vervolgens als we dat hebben vastgesteld kunnen we de normpremie uitdrukken in een nominaal bedrag. Dat is nodig om de verdeling van de normpremie vast te kunnen stellen. Zodra we de normpremie in een nominaal bedrag hebben uitgedrukt kunnen we de ijking uitvoeren.

Kerngetallen

Naast de informatie van de werkgever hebben we ook bepaalde kerngetallen nodig om de premies te kunnen berekenen. Voor de adequate pensioenregeling gebruiken we drie kerngetallen, namelijk: de normpremie, de AOW-franchise (per uur), en het maximum pensioengevend loon (per uur).

1. De normpremie

Ieder jaar wordt er door de overheid een normpremie (2021: 14,5%) vastgesteld. Hiermee wordt aangegeven hoe hoog de bijdrage vanuit de werkgever minimaal moet zijn voor de adequate pensioenregeling. Voor het vaststellen van de normpremie kijkt de overheid naar de gemiddelde werkgeversbijdrage aan de pensioenregeling in Nederland. Stijgt de gemiddelde werkgeversbijdrage dan zal de normpremie, in beginsel, ook stijgen.

De normpremie wordt niet afgezet tegen het loon, maar tegen de pensioengrondslag van de werknemers aan de pensioenregeling. Hier zijn de andere twee kerngetallen voor nodig.

2. De AOW-franchise (per uur)

Net als bij de reguliere pensioenregelingen is er ook bij de adequate pensioenregeling een bedrag waarover de deelnemer geen pensioen mag opbouwen dit noemen we de AOW-franchise. Ieder jaar publiceert de Belastingdienst de te hanteren franchisen, echter zijn dit jaarbedragen (2021: € 14.544). Omdat we voor de adequate pensioenregeling niet vanuit een fulltime jaarsalaris redeneren, maar vanuit gewerkte uren maal het uurloon is het eenvoudiger om een uur franchise te hanteren.

Om van de franchise per jaar naar een uur franchise te komen maken we gebruik van het werkelijke aantal SV-dagen. Ieder jaar word door het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) de SV-dagen vastgesteld (2021: 261 dagen). Aangezien een standaard werkdag in Nederland 8 uur bevat hebben we in 2021 een jaaruren norm van 2088. Door de jaarfranchise te delen door de jaaruren norm krijgen we de uur franchise.

Uur franchise (2021): € 14.544 / (261 * 8) ofwel € 14.544 / 2088 = ~ € 6,97 per uur

3. Het maximum pensioengevend loon (per uur)

De werkwijze voor het maximum pensioengevend loon is eigenlijk vrijwel hetzelfde als voor de AOW-franchise. Het bedrag wordt namelijk eveneens jaarlijks door de Belastingdienst vastgesteld (2021: € 112.189) en dit bedrag delen we door de jaaruren norm die we hebben verkregen met het werkelijke aantal SV-dagen.

Max. pensioengevend uurloon (2021): € 112.189 / (261 * 8) ofwel € 112.189 / 2088 = € 53,73 per uur

12. Jaarlijkse ijking van de regeling

De pensioengrondslag

Met de gegevens van de werknemers, de urenbriefjes (waarop de gewerkte uren en het uurloon staan), en de kerngetallen kunnen we de minimale  werkgeversbijdrage berekenen. De pensioengrondslag kan nu immers worden vastgesteld door het aantal gewerkte uren te vermenigvuldigen met het pensioengevend loon – voor zover dat niet boven het maximum uitkomt – nadat de uur franchise hierop in mindering is gebracht.

Voorbeeld: een deelnemer heeft in januari 120 uur gewerkt tegen een uurloon van € 17,50. Dit geeft een pensioengrondslag van: 120 * (€ 17,50 – € 6,97) ofwel 120 * € 10,53 = € 1.263,60

De opbouwpremie

Door de cumulatieve pensioengrondslag van de werknemers aan de pensioenregeling te vermenigvuldigen met de normpremie komen we op de minimale werkgeversbijdrage in euro’s. Voor de werkgever is dat uiteraard een belangrijk gegeven, maar we zijn er nog niet. Een deel van de werkgeversbijdrage wordt namelijk gebruikt om de administratiekosten en risicopremies te betalen het deel dat overblijft is de premie voor het ouderdomspensioen. De hoogte van de opbouwpremie wordt éénmaal per jaar vastgesteld als percentage van de pensioengrondslag. Vanuit de wetgeving is bepaalt dat deze berekening altijd wordt gemaakt over de eerste periode waarover premie is verschuldigd, dat zal bij ons nagenoeg altijd januari zijn. Afhankelijk van de verloningstypen van de werknemers kunnen er dus in die periode meerdere tijdvakken worden gefactureerd. Voor de indeling van de tijdvakken in de maandelijkse facturatie volgen we de internationale standaard ISO 8601.

Voorbeeld: In de maand januari vallen voor werknemers met een wekelijkse verloning de eerste vier tijdvakken van het jaar. Voor werknemers die vier-wekelijks of maandelijks worden uitbetaald valt enkel het eerste tijdvak in de maand januari.

In principe is het een vrij eenvoudige rekensom die we maken om tot de opbouwpremie te komen. We beginnen namelijk met de normpremie, brengen hierop de administratiekosten en risicopremies in mindering en hetgeen dat overblijft gebruiken we als opbouwpremie. Ter illustratie:

Voorbeeld: 14,5% – 0,5% – 1,0% = 13% over de pensioengrondslag als opbouwpremie.

Om deze berekening te kunnen maken hebben we wel eerst alle gegevens nodig. En uiteraard is de berekening in de praktijk iets minder makkelijk gemaakt, omdat we eerst voor iedere deelnemer de kosten en premies moeten uitrekenen. We maken deze berekening de eerste keer als we de pensioenregeling opzetten en vervolgens één keer per jaar, voordat we de premies over januari berekenen. Het is een jaarlijks terugkerende berekening aangezien de normpremie jaarlijks (kan) worden herzien, maar ook omdat de werknemers ouder worden en mogelijk ook een andere samenstelling kent.

Tussentijdse afwijking van de normpremie

Het is mogelijk – en zelfs waarschijnlijk – dat naarmate het jaar vordert de werkelijke werkgeversbijdrage zal gaan afwijken van de minimale werkgeversbijdrage. Dat komt zoals we net al even kort aanhaalden doordat de werknemers gedurende het jaar ouder worden, waardoor de leeftijdsafhankelijk risicopremies ook iets duurder worden. Het kan ook zo zijn dat er werknemers zijn die de regeling verlaten of juist in de regeling toetreden waardoor de samenstelling anders wordt. Afhankelijk van de situatie kan de werkelijke bijdrage van de werkgever hoger, maar ook lager uitvallen.

Voor beide situaties geldt dat we geen tussentijdse ijking zullen uitvoeren. Vanuit de wet is namelijk geregeld dat de ijking plaatsvindt bij de aanvang van de pensioenregeling en vervolgens ieder daarop volgend jaar een herijking over de eerste periode waarover premie verschuldigt is. Dus enkel over die eerste periode is het vereist dat de werkgeversbijdrage ten minste gelijk is aan de normpremie. Daarnaast is er ook geen mogelijkheid opgenomen om in aanvulling op de vereiste ijkingen ook incidentele of structurele ijkingen uit te voeren zodat er tussentijds aansluiting wordt gezocht met de voorgeschreven normpremie.

Communicatie

Voor de implementatie van het pensioencontract (en uiteraard ook daarna) communiceren we op meerdere momenten met jou als werkgever. Ook ontvangen je werknemers informatie over de pensioenregeling. Onderstaand de belangrijkste communicatiemomenten.

13. Een algemene brochure

Naast de communicatie die je actief van ons ontvangt hebben we ook een aantal andere communicatiebronnen, zoals deze routekaart bijvoorbeeld. We hebben namelijk ook nog een brochure, waarin de adequate pensioenregeling op hoofdlijnen wordt uitgelegd en een handleiding voor als de pensioenregeling loopt.

Lees hier de algemene payroll-brochure

14. STP Connect of NoCore

Zodra we goed op weg zijn met de implementatie en alle documenten zijn aangeleverd dan is het ook belangrijk om de koppeling tussen jouw salarisadministratie en onze pensioenadministratie te gaan inrichten. Als je al bent aangesloten bij NoCore dan hoeven wij uiteraard geen introductie meer te maken en kun je aan NoCore vragen of ze de koppeling met ons in orde willen maken. Uiteraard staan we wel klaar om te helpen met vragen omtrent de inrichting van de koppeling. Als de koppeling wordt gemaakt via STP Connect dan zullen wij de introductie maken, waarna STP Connect het van ons overneemt en je aan de hand neemt voor de inrichting.

15. Werkgeversportal

Zodra het contract aan onze kant klaar is gezet en de koppeling tussen jouw salarisadministratie en onze pensioenadministratie is gerealiseerd kunnen we het werkgeversportal openzetten. Je krijgt dan van ons een activatiemail waarin uitgelegd wordt hoe je de werkgeversportal activeert en hoe je vervolgens inlogt.

Op de werkgeversportal heb je inzicht in de pensioenregeling zo kun je de details van de pensioenregeling terugvinden, de werknemers aan de regeling, alle documenten en uiteraard de facturen. Al zullen er direct na de inrichting nog niet heel veel documenten staan. Belangrijk om te weten is wel dat we de mogelijkheid om wijzigingen door te voeren uit zullen zetten.

Als er naast de koppeling ook wijzigingen door worden gegeven via de werkgeversportal dan kan dat natuurlijk in de war gaan lopen, daarom hebben we ervoor gekozen alle mutaties via de koppeling te laten lopen. Ook wel zo makkelijk dan hoef je het namelijk enkel in jouw eigen administratie aan te passen en dan wordt het ook direct aan ons doorgegeven.

16. Juridische documenten

Nadat we de ijking hebben uitgevoerd kunnen we ook de definitieve juridische documenten verstrekken, dat kan pas na de ijking omdat het opbouwpercentage hier ook in terugkomt. Je krijgt van ons – digitaal – vier documenten opgestuurd, namelijk: de uitvoeringsovereenkomst, het pensioenreglement, de pensioenovereenkomst, en de tarievenbijlage. Hiervan hebben we de uitvoeringsovereenkomst en het pensioenreglement ondertekend retour nodig.

De uitvoeringsovereenkomst

In de uitvoeringsovereenkomst staan de afspraken tussen de pensioenuitvoerder en de werkgever. Je kunt daarbij denken aan afspraken over het doorgeven van belangrijke informatie, maar bijvoorbeeld ook dat we gezamenlijk de verantwoordelijkheid dragen voor een goede uitvoer van de pensioenregeling.

Het pensioenreglement

In het pensioenreglement staan de afspraken tussen de pensioenuitvoerder en de deelnemer aan de pensioenregeling. Hierin kan de deelnemer terugvinden waar hij recht op heeft, welke verplichtingen hij heeft en hoe bepaalde zaken werken.

De pensioenovereenkomst

In de pensioenovereenkomst worden de afspraken omtrent het pensioen tussen de werkgever en de werknemer vastgelegd. Je krijgt van ons een pensioenovereenkomst die je kunt gebruiken, maar je mag ook een eigen pensioenovereenkomst gebruiken. Als je daarvoor kiest vinden we het wel fijn als je die ook met ons deelt.

De tarievenbijlage

De naam spreekt eigenlijk al voor zich, maar de tarievenbijlage bevat kostenspecificaties voor belangrijke zaken, zoals het vertalen van juridische documenten of het jaarlijks uitvoeren van de herijking.

17. Jaarlijks terugkerende communicatie

Naast de specifieke communicatiemomenten die we net hebben genoemd zijn er ook een aantal stukken die jaarlijks terugkomen dat zijn de volgende:

Nieuwe tarieven

Ieder jaar krijgen we vanuit onze verzekeringspartner nieuwe tarieven voor de verzekeringen. Hier informeren we jou als werkgever over. Deze informatie delen we doorgaans rond de jaarwisseling.

Nieuwe kerncijfers

Ieder jaar wijzigen in ieder geval de franchise en het maximum pensioengevend salaris. Daar komt specifiek voor de adequate regeling ook nog de normpremie bij. Doorgaans worden deze gegevens in december gepubliceerd. Wij zullen je daar vervolgens zo spoedig mogelijk over informeren.

Nieuwe juridische documenten

Naast de nieuwe kerncijfers die ook terugkomen in de juridische documenten, veranderen er in een jaar tijd ook zeker nog andere zaken in de pensioenwereld. We hebben daarom eigenlijk ieder jaar wel een aantal wijzigingen door te voeren in onze juridische documenten. Over grote wijzigingen informeren we je altijd ruim van te voren, meestal voor of uiterlijk in november. De nieuwe juridische documenten verstrekken we na de (her)ijking, met het nieuwe vastgestelde percentage voor de premie voor het ouderdomspensioen.

Nieuwsbrieven

Naast de noodzakelijke en wettelijke informatie sturen we gedurende het jaar ook een aantal nieuwsbrieven waarin we wat meer uitleg geven over relevante ontwikkelingen op het gebied van pensioen en waar van het handig is om als werkgever van op de hoogte te zijn.

18. Werknemersportal (MijnBND) voor werknemers

Het eerste wat de werknemers van ons zullen ontvangen is een welkomstmail voor hun werknemersportal (MijnBND), hiermee heten we ze welkom bij Brand New Day Bedrijfspensioen. En vertellen we hoe ze hun online omgeving kunnen activeren.

Op de werknemersportal vinden je werknemers alles terug over de pensioenregeling. Daar vinden ze ook hun Pensioen 1-2-3. In de Pensioen 1-2-3 wordt de pensioenregeling van beknopt tot zeer gedetailleerd uitgelegd, waarbij er per laag meer diepgang wordt toegevoegd.

De werknemersportal wordt pas opengezet nadat we de ijking hebben uitgevoerd. Dat doen we omdat we in één keer het juiste opbouwpercentage willen communiceren i.p.v. eerst te communiceren dat het nog te bepalen is of een voorlopig percentage. Om in contact te kunnen blijven met de werknemer ook nadat het werknemerschap is beëindigd is het van belang om het privé e-mail van de werknemer te ontvangen.

19. Uniform Pensioenoverzicht (UPO) voor werknemers

Ieder jaar rond zo rond de zomer informeren we de werknemers over hun pensioen met als referentie datum de laatste dag van het vorige jaar. Omdat het UPO altijd betrekking heeft over het voorgaande jaar zullen de werknemers deze het eerst in de zomer van 2022 ontvangen op basis van de pensioenpbouw in 2021.

In het UPO vertellen we meer over het huidige opgebouwde pensioen, geven we verwachtingen voor het te bereiken pensioen in verschillende scenario’s en verstrekken we de Factor [Pensioen] aangroei (ofwel de Factor A). De factor A hebben de werknemers nodig als ze individueel nog een pensioenvoorziening willen treffen.

Administratie

We delen graag meer informatie over de administratieve inrichting aan onze kant. Naast het feit dat we al wel een aantal processen hebben toegelicht kan het soms ook fijn zijn om te weten hoe ons systeem nou precies werkt. En stieken zijn we ook best trots op hoe we het hebben staan bij Brand New Day Bedrijfspensioen.

20. Ons administratiesysteem

Het leeuwendeel van onze contracten hebben we ondergebracht in onze MKB administratie, echter is er momenteel een select groepje contracten dat gebruik maakt van onze tijdvakken administratie. We hebben deze administratie in het verleden speciaal neergezet voor een aantal grote uitzendorganisaties, die gezien de werkzaamheden uitdagingen hadden die voor de meeste MKB bedrijven niet spelen.

In de uitzendbranche worden werknemers bijvoorbeeld niet altijd maandelijks uitbetaald, maar kan dat ook wekelijks of vier-wekelijks plaatsvinden en daarnaast wisselt het aantal gewerkte uren behoorlijk waardoor er veel wijzigingen aan ons moeten worden doorgegeven. Onze tijdvakken administratie is hier speciaal op ingericht en kan daarom goed omgaan met deze specifieke uitdagingen. Wat dat betreft staan we dus ook goed voorgesorteerd om de adequate pensioenregeling uit te voeren.

21. Het verwerken van wijzigingen

Bij het opzetten van de tijdvakken administratie was het uitgangspunt dat de administratie een hoge stroom van wijzigingen aankon zonder dat daar al te veel tijd in zou gaan zitten, niet aan de kant van de werkgever maar ook niet aan de kant van Brand New Day.

Daarom is de tijdvakken administratie ingericht op een directe koppeling met het salarisadministratiesysteem van de werkgever, in het geval van de adequate pensioenregeling faciliteren STP Connect en NoCore deze koppeling. De eerdergenoemde urenbriefjes en de gegevens van de werknemers worden dus niet handmatig via een Excelletje over en weer gestuurd.

22. Verschillende manieren van verlonen

In onze tijdvakkenadministratie is het ook mogelijk om met verschillende verloningstypen te werken. We kennen wekelijkse, vier-wekelijkse en maandelijkse verloningscycli en dat kan ook allemaal binnen het zelfde contract. Als de werknemer zelf wisselt van verloningstype dan verwerken we een administratieve uit- en indiensttreding. Uiteraard heeft dit geen invloed op de hoogte van het nabestaandenpensioen.

23. Prolongatie en facturatie

We prolongeren (het proces waarin we de premies en kosten berekenen) en factureren net als in onze MKB administratie iedere maand. We hebben dus ieder jaar twaalf prolongaties en facturen.

Zoals we eerder al aangeven prolongeren we in de tijdvakken administratie – in tegenstelling tot onze MKB administratie – met  twee maanden terugwerkende kracht. Dat komt omdat het vooraf vaak niet bekend is hoeveel uren payrollers in de betreffende maand zullen werken. De prolongatie voor januari die normaal gesproken halverwege december plaatsvindt, is voor de tijdvakken administratie dan dus pas halverwege februari.